Reuniões longas e improdutivas, departamentos desconectados, tecnologia obsoleta e mais desafios da comunicação empresarial interna e como enfrentá-los.

5 desafios da comunicação empresarial e como driblá-los?

Existem muitos desafios da comunicação empresarial atual. Mesmo com tantas opções de canais e recursos, gerir tudo isso e garantir uma boa experiência para o público interno e externo exige cuidado.

Essa necessidade de atenção está relacionada, principalmente, à complexidade do ambiente de negócios, às mudanças nas tecnologias e às expectativas dos clientes e dos funcionários, em constante evolução.

Entretanto, selecionamos os 5 principais desafios da comunicação empresarial interna e propusemos alternativas para que você possa escapar deles e colher os benefícios de ter um ambiente de trabalho eficiente.

TOP 5 desafios da comunicação empresarial

Na lista dos principais desafios da comunicação empresarial para os próximos anos estão:

Reuniões longas e improdutivas
Departamentos desconectados
Tecnologia obsoleta e ineficiente
Globalização da equipe
Compartilhamento eficiente (ou ineficiente) de feedback coletivo e individual

#1 Reuniões improdutivas

Reuniões improdutivas são aquelas que consomem tempo e recursos sem gerar resultados significativos.

Elas, geralmente, são frustrantes para os participantes e prejudiciais para o desempenho geral da equipe e da empresa.

Uma frase que resume bem o que é uma reunião improdutiva é: “Mais uma reunião que poderia ter sido um e-mail”.

Se é possível resolver uma demanda sem fazer uma reunião ou se você só precisa compartilhar um aviso, talvez não seja necessário agendar um encontro.

Em muitos casos, o e-mail ou o canal de comunicação interna, como o Slack ou o e-mail, são soluções mais eficientes.

Outra opção é juntar diversos temas em um único encontro, assim você otimiza o tempo dedicado à reunião.

Entretanto, tenha cuidado, porque a reunião é parte importante do dia a dia dos departamentos. O problema está quando elas não são eficientes.

As reuniões são meios para os trabalhadores fornecerem sugestões e compartilharem suas opiniões.

Para evitar que elas se tornem improdutivas, algumas dicas são valiosas, por exemplo:

defina um objetivo para o encontro;
analise quem realmente precisa participar de cada encontro;
evite que a reunião dure muito tempo.

#2 Departamentos desconectados

É difícil para uma empresa operar de forma eficaz se os departamentos não estiverem colaborando ou se forem completamente desconectados.

Os diferentes setores de cada negócio devem, pelo menos, estar conscientes das funções e responsabilidades uns dos outros.

Em outras palavras, um dos desafios da comunicação empresarial é o contato interdepartamental.

Por exemplo, se o setor financeiro não tiver certeza do que o marketing está fazendo, e o marketing não souber o que as operações estão planejando, e ninguém entender o que está saindo da pesquisa e desenvolvimento, esse negócio provavelmente terá dificuldades.

Logo, integrar departamentos para melhorar a comunicação é crucial para promover um ambiente organizacional eficiente.

Uma comunicação fluida entre diferentes áreas pode resultar em benefícios como:

maior produtividade;
colaboração;
clima organizacional positivo;
satisfação dos funcionários.

#3 Tecnologia obsoleta e ineficiente

É inegável que vivemos em uma realidade na qual as ferramentas de comunicação digital, baseadas em tecnologia, são cada vez mais importantes para os negócios, não é mesmo?

Os sistemas de tecnologia são essenciais para diversas etapas da construção de uma comunicação empresarial eficiente, incluindo as práticas de:

gerenciamento de projetos;
bancos de dados de clientes;
gerenciamento e atendimento de pedidos;
armazenamento de arquivos;
comunicação com clientes;
troca de mensagens instantâneas e mais.

Todavia, embora as empresas dependam da tecnologia para criar eficiência e ajudar a manter uma vantagem competitiva, se essa tecnologia estiver desatualizada, inadequada para a tarefa ou for utilizada de forma inadequada, a empresa tende a enfrentar um problema.

Por exemplo, muitos recursos de comunicação podem causar falta de centralização e perda de informações importantes.

Afinal, quando existem diversos canais internos, pode ser que um colaborador acompanhe mais um do que outro. E isso tende a se tornar um problema.

Para evitá-lo, crie um processo claro, que especifique quando e onde cada tipo de mensagem será compartilhada.

#4 Globalização da equipe

Sem dúvida, a possibilidade de trabalho a distância impulsionou a globalização das equipes, tornando mais comum que profissionais que moram ou são naturais de outros países atuem na mesma área de funcionários que moram no Brasil.

Essa troca pode ser incrível para as empresas e para os colaboradores, contudo, é um dos grandes desafios da comunicação empresarial.

Afinal, é necessário gerenciar fusos horários diferentes, alinhar projetos a distância, além de comunicar efetivamente a cultura empresarial.

Por isso, é preciso estar atento a essa etapa quando começar a ter colaboradores espalhados pelo mundo.

#5 Compartilhamento eficiente de feedback

O compartilhamento eficiente de feedback é uma prática essencial para o desenvolvimento e aprimoramento contínuo dos colaboradores na empresa.

Envolve a comunicação de informações construtivas de maneira clara e objetiva, focando no crescimento profissional.

Um bom feedback tende a ampliar a produtividade dos colaboradores e, claro, da empresa.

Entretanto, é essencial que ele seja realizado periodicamente e não apenas quando a equipe, ou o funcionário, tiver uma queda de resultados, por exemplo.

Todavia, sabemos que o dia a dia dos gestores é corrido e esse tipo de atividade pode acabar ficando em segundo lugar, por isso, colocamos a demanda por feedback contínuo na lista de principais desafios da comunicação empresarial.

O que é comunicação empresarial?

Comunicação empresarial é um conjunto de estratégias e processos utilizados por uma organização para gerenciar e facilitar a troca de informações entre seus membros e diversos públicos externos, desde clientes até prospects e leads. O foco é garantir que as mensagens estejam alinhadas com os objetivos, valores e imagem da empresa.

É inegável que a comunicação empresarial é essencial para o funcionamento eficiente de uma organização e desempenha um papel crucial na construção e manutenção de relacionamentos com diferentes partes interessadas.

Contudo, mesmo em um ambiente com tantas opções de canais e recursos, existem muitos desafios da comunicação empresarial, que precisam ser gerenciados por líderes dos negócios.

Quando o assunto é a comunicação com clientes, prospects e leads, você pode contar com o suporte da a/b lab, uma agência de marketing digital completa, que cuida de todas as etapas do seu plano de marketing ao acompanhamento de métricas, indicadores e resultados.

Entre em contato com nosso time, agende uma conversa e entenda tudo o que podemos fazer para te ajudar a superar os desafios da comunicação empresarial.